Bepaalde data overal en altijd beschikbaar maken voor geautoriseerde mensen. Dat kan met behulp van een goed Document Management Systeem (DMS). Met zo’n systeem wordt alles efficiënt geordend. Dit is dan ook de reden dat een document management systeem bij steeds meer bedrijven wordt gebruikt. Hiermee weet je zeker dat de juiste personen toegang hebben tot de juiste informatie, op een veilige manier. 

Het belang van een goed systeem

Uit onderzoek blijkt dat er ongeveer 21% productiviteitsverlies optreedt door de problemen die ervaren worden rondom document management. Dit komt onder andere doordat documenten overal en nergens liggen. Bepaalde informatie heb je op papier staan, maar waar liggen die precies? Daarnaast heb je online documenten. Weet je nog precies wat ook alweer op papier stond en wat er op de computer opgeslagen is? Zoeken naar bepaalde informatie wordt zo een hele speurtocht en kost veel tijd. Een document management systeem kan je helpen om de problemen rond het bewaren van informatie op te lossen. Denk dus eens na of zo’n systeem mogelijk iets kan betekenen voor het bedrijf waar je werkzaam bent.

Waar een document management systeem jou bij kan helpen

Indien je een bepaald bestand zoekt en je maakt gebruik van een document management systeem, heb je zo gevonden wat je zoekt. In het systeem zijn namelijk alle belangrijke bestanden opgeslagen en aan die bestanden zijn kenmerken toegevoegd. Het wordt super makkelijk gemaakt om iets te vinden indien je zoekt op basis van deze kenmerken. Zo kun je bijvoorbeeld zoeken op een naam, of op het personeelsnummer van een van de werknemers. Ook kun je zoeken op de functie van de persoon die je zoekt. In een mum van tijd komt het juiste personeelsdossier tevoorschijn. De eerder altijd zo tijdrovende klus is nu veranderd in een werkje van een paar seconden.

Een document management systeem aanschaffen kan dus een slimme zet zijn om productiviteitsverlies tegen te gaan. Informatie heb je zo gevonden en dan vooral wanneer je op bepaalde kenmerken gaat zoeken in het systeem. Denk er dus nog eens goed over na of een document management systeem iets kan gaan betekenen voor jou en vooral ook waarvoor je het dan zal gebruiken. Bij aanschaffen van een dergelijk systeem is de eindeloze en tijdrovende zoektocht naar bestanden voorgoed voorbij! Doe nog eens wat onderzoek en kijk naar de mogelijkheden.